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如果上班族讀了杜拉克,行動就會不一樣

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★ 時間決定結果

記憶不可靠

知識工作者想創造成果,首要工作是記錄自己如何運用時間。

時間是財富。可惜實際上大家管理時間並不像管理財富這麼小心謹慎。
人對金錢的進出特別敏感。收入變少,當然會開始節流。但即使浪費今天的時間,明
天還是有同樣多的時間可用,而且沒有損失,所以大家當然不在意時間的進出。

然而光陰似箭,歲月如梭。人生的時間並非無窮盡,所以支出時間的品質能左右你的
成果。
想判斷支出時間的品質,必須先記錄自己如何運用時間。人的記憶靠不住,公司老闆
以為自己把時間花在重要客戶身上,記錄時間之後,才發現那只是自己一廂情願的想
法。

沒有人能想得起昨天每一分鐘做了些什麼,正因為如此,才需要記錄。
假如不記錄,說再多理想的時間運用方法也只是空話。記錄,是管理時間的第一步。

先記錄自己接下來兩週如何運用時間。立刻開始。

專欄 記錄時間

某家全球企業的執行長聽從杜拉克的指導,先記錄自己如何運用時間,作為管理時間
的第一步。他請祕書記錄自己一個月內花多少時間做什麼事。
執行長身負重任,想扮演好執行長的角色,必須把時間花在重要的事情上。想做到這
一步,必須先客觀掌握現狀。

從你起床到睡覺為止,到底花了多少時間對誰做什麼事情?
從現在起,請記錄自己在這兩週如何運用時間,越詳細越好。記錄時請記住下列幾點


.目的是刪減工作,或發現可以交給別人的工作
.先忠實記錄行為和活動(事後再分類即可)
.記錄時間要包括不工作的時間、週末假日,只有睡覺時間除外
.分類不只是區分種類,應該按照目的來區分
× 四月二日晚上七點到九點 吃飯
○ 四月二日晚上七點到九點 和客戶談事情(吃飯)
.不管是什麼行動、活動,都要詳盡記錄,甚至以分鐘為單位記錄。

記錄時間可以讓你有很多寶貴的新發現。每年最好定期記錄自己兩週的時間用法,一
年兩次。

記錄可以呈現真實

看一下時間記錄,就會清楚看到自己沒有花時間處理重要的、想做的、應該負責做好
的事。

觀察成果沒有進步甚至開始退步的人如何運用時間,會發現不可思議的共通點。他們
在幾年前運用時間的方法至今不曾改變。
這些人幾乎不曾想過如何提升每小時成果的水準,不曾用心提升自己工作內容的重要
程度。拚命處理眼前的工作,延遲重要的或應該做的事情。

如果組織內有很多人幾年來都負責同樣工作,請提高警覺。每小時的工作效率也許變
高了,每小時創造的成果的水準卻很難提高。
要提高成果的水準,必須改變時間的用法。在看時間紀錄之前,請先確定下列事項。

.現在應該做什麼
.重要的事情是什麼

想清楚之後,再看時間紀錄。你花了多少時間處理符合這些問題的工作?
這就是你運用時間的方法。請先看清楚實際情況。
排除沒有生產性的活動
下一步是有系統的管理時間。找出浪費時間、沒有生產性的工作,加以排除。……
不管是什麼工作,都應該想想:假如不做,會怎麼樣?如果不做也不會怎麼樣,就該
立刻排除這項工作。

必須仔細找,才能注意到沒有生產性的活動。必須提高警覺,找出應該捨棄的工作。
也許工作成果勉強合格,但你的工作中應該還是隱藏著不具生產性的活動。

重點在於順序。順序有「優先順序」和「落後順序」,必須根據順序,機械式的做決
定。例如每年固定捨棄以往工作內容的兩成,定期篩選。
騰出時間唯一的方法,就是捨棄非必要的工作。

.這項活動能創造成果嗎?
.這項活動的效率好嗎?
.這項活動只是出於習慣嗎?
.這項活動真的重要嗎?

除舊才能布新。請小心思考工作的重要性,不要輕易受到每天的情況影響。

把工作交給別人

想把時間花在重要的工作,就得把別人做得來的事情交給別人負責。

有成就的人擅長授權,盡量把工作交給下屬或同事。關鍵在於重複思考下面兩點。

.這項工作真的得靠你自己處理嗎?
.這項工作和三年前一樣嗎?

工作交給別人之後,請把多出來的時間用在更重要、更有價值的事情,例如構思未來
的藍圖、規畫運用客訴的機制、開發新的商機等。業績好的組織會持續聘用新手,維
持可以代上及處理工作的人力資源。

如果工作內容和三年前一樣,可以想見成果不彰。把工作交給別人才能騰出時間,有
更多機會挑戰自我,持續成長,提升組織的成果。想營造這種良性循環,請先從自己
做起。

實行檢查表
請寫出你應該停止不做,或應該交給別人處理的事情。

提示
即使現在沒有適合的人選,還是假設如果有這種人的情況。
自己不擅長的事、無法發揮自己的優點和工作模式的事情。

實行檢查表 回答範例
●輸入數據之類的工作和策畫餐會這種大家都能做的事情,最好能委託別人處理。
(非營利組織員工.女性)

●不該在準備不充分的情況下拜訪客戶,或是沒想清楚目的就參加研討會和讀書會。
(金融業.業務員.男性)

●客戶下單之後的細部討論可以交給部下去處理。
有些內勤業務只是為了避免員工監守自盜,應該想辦法省略。

(管理階層.男性)
●檢查員工是否確實做好分內的工作、設計店面、做菜單。基層工作應該交給基層員
工負責處理。
(自行創業.店面管理.女性)

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