從機關銷毀檔案看檔案管理
政府機關檔案分類依據檔案法第10條規定分為┌永久保存檔案┘與┌定期保存檔案┘(檔案法第10條：┌檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。┘)，一般機關銷毀檔案必須是屬於┌定期保存檔案┘，也就是一般未列密件以上逾檔案保存年限檔案者，或是列密件以上且逾檔案保存年限及已辦理解密之┌定期保存檔案┘。第12條第1項則規定┌定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。┘，也就是說就算行政機關規定的檔案保存年限，其同一檔案歸類目錄經合法程序變更其相同內容之檔案保存年限，其在銷毀程序上自然依據程序從新的規定，在每個檔案重新辦理檔案年限縮短或維持之間，如果仍有其他檔案目錄次可資轉存時，仍應重新辦理檔案歸檔個別審查，因為檔案保存年限只是程序上的規定，並不能決定以歸檔檔案實質效力在重新歸檔程序上的決定內容，所以仍然要確定檔案實質保存年限的效力後才能辦理檔案銷毀程序，而不是因為縮短保存年限為條件，就以通案程序辦理檔案銷毀。但是這個缺點是歷史檔案存量過大時，就會發生重新審查時難於負荷的狀況，所以如果檔案分類沒有細目及內容分得非常清楚，就會發生因為內容重疊而檔案歸檔保存年限不一時，必須實施檔案重新實質審查保存年限的複雜手續問題。
另外就是密件以上的歸檔檔案，能不能因為檔案保存年限變更或縮短，就據以重新檢討辦理文書檔案解降密程序？基本上在國家機密保護法第27條規定┌國家機密於核定之保密期限屆滿時，自動解除機密。解除機密之條件逾保密期限未成就者，視為於期限屆滿時已成就，亦自動解除機密。┘，及第29條規定┌國家機密於保密期限屆滿前或解除機密之條件成就前，已無保密之必要者，原核定機關或其上級機關有核定權責人員應即為解除機密之核定。┘，就這二條規定上來看，檔案保存年限縮短應該是適用第29條規定的核定解密，而不是第27條規定的自動解密。所以在程序上後者是可以依職權繼續維持原檔案直接或相關的檔案保存期限，而在檔案保存規定的法令原則上都是溯及既往的情形下，這就是例外的裁量情形，只是如果原歸檔檔案目次新規範已無目次可歸檔時，就必須重新歸(併)入相關檔案保存。
另外對於屬於行政處分書的檔案，因為自從101年10月1日起適用個人資料保護法的相關規定，涉及政府機關依據┌個人資料保護法┘第18條規定┌公務機關保有個人資料檔案者，應指定專人辦理安全維護事項，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。┘，在沒有依據同法第11條第3項規定┌個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。┘，在個資原訂檔案保存年限縮短時，必須依據本條項但書規定，以符合因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，至於所謂符合┌因執行職務或業務所必須┘，當然指的是因為無發生新或舊的權利義務之延續可能或終止時始能為之，否則就會構成違反檔案法第24條第1項及第2項的刑責規定：┌明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。違反第十二條之銷毀程序而銷毀檔案者，亦同。┘。檔案法第12條規定的是：┌定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。機關檔案保存年限及銷毀辦法，由檔案中央主管機關擬訂，報請行政院核定之。┘。同時對於違反檔案法第24條第3項：┌違反第十三條之規定者，亦同。┘(檔案法第13條：┌公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。前項規定，於民營事業企業機構移轉公營，或公營移轉民營者，均適用之。┘)。
至於政府資訊公開法第7條規定之政府主動公開資訊，在辦理檔案銷毀前應先認定是否屬於本條規定資訊並已依相關程序公開，且因為政府資訊公開規定，檔管局並未明確規定此類政府主動公開資訊之檔案保存年限的相關細節與規範，所以如果不是屬於或符合個人資料保護法第11條第3項規定的┌個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。┘的內容，原則上該檔案資料就應該繼續保存而不應該辦理銷毀。至於此類以外的政府主動公開資訊檔案，則應該依據其不同項目的法令依據，應永久保存或等待檔案保存目的終止後依程序辦理銷毀。例如政府資訊公開法第7條第1項第2款的解釋性規定及裁量基準的法令失效，除非屬於研究目的申請使用及文獻保存必要，在此時才可以辦理檔案銷毀。政府資訊公開法第7條第1項第8款或第9款規定，書面之公共工程採購契約或支付或接受之補助項目，因為會計法對於屬於憑證保留文書規定保留期間為五年不得縮短，所以在公文完成後檔案前已主動公開時，因為民法、國家賠償法及行政程序法對於公法等請求權，其請求權時效最高分別為15年、10年及5年，如果不能判定該檔案對於人民請求權的種類？及是否權利義務是否已然終結，顯然檔管人員必須要求承辦人員延長檔案保存年限，否則必然會因有法律及權利義務爭議時，因為違法銷毀不該銷毀的檔案，而發生上述相關法律責任問題，這顯然都是我們在檔案銷毀及決策管理上，必須特別注意的相關法律問題了。
來源：台灣法律網
