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溝通秘技——有效傾聽的7個關鍵

溝通秘技——有效傾聽的7個關鍵

整理撰文/劉揚銘

於溝通,我們花了許多時間學習表達自己的技巧,但有誰學過傾聽呢?對任何經理人來說,傾聽都是一項非常重要的技能,在指導部屬時,更是如此。讓我們檢視這7個能幫助你成為更好傾聽者的基本技巧:

1.預做準備

優秀的記者在采訪之前,會先做好背景研究,了解對方的基本資料,才能問出正確的問題,並對對方的回答有所了解。經理人應該翻閱人事數據,瀏覽每季報告更新信息。事實上,只要花2、3分鍾準備,就能減少彼此時間的浪費。

2.排除其它事情

你所能給予對方最好的善意,就是你的全神貫注。若要有效傾聽,就需要100%的專注。

3.保持眼神接觸

透過雙眼,人能表露出更多的感受與理解。如果你覺得很難與對方進行眼神接觸,可以試著把視線焦點放在對方兩眼間的鼻梁上。

4.先把對方的話聽完

不要預設對方的話應在何時停止、談話內容應朝哪個方向發展,也不要認為你知道對方的句子會如何畫下句點。即使你非常擅於猜測,也不要把猜想說出口,就算你猜對了,這樣的舉措還是錯的。你應該保持耐心、專心傾聽,不要打斷對方的話。最重要的是,對於對方所提出的問題,請不要在一開始時,就先設定回答的框架。如果你已經聽完員工所講的每一件事,卻仍然不了解,此時應該怎麼辦?有智慧的經理人會把任何的溝通問題都歸因於自己。基本上,誰對誰錯並不重要,目標應該放在如何促進有效的溝通上。

5.記筆記

筆記能讓你保持專注,也能讓你保持清醒。對部屬而言,筆記也有正面意義,它代表你重視這個話題、重視說話的人、而且你會記下正確的信息。如果你能以輕松的態度記筆記,就能讓對方感到自在,更有效進行傾聽。

6.察覺對方的情緒

和部屬對話時,可能超出事實信息或個人觀點,而涉及情緒的層面。涉及感受問題時,不要先做任何預設與猜測就顯得格外重要。每個人都背著自己的情緒包袱,包袱裡的東西可能毫無預警的掉出來,因此請不要預設你知道對方在職場之外曾發生過什麼事。藉由詢問對方的感受,就能讓員工知道他們的感受對你是重要的,也能避免某些言詞交鋒的危機。

7.適度容許沈默的存在

兩人間的沈默是非常具有恫嚇性的,因此別把沈默當做迫使對方說出更多事情的武器。如果短暫的沈默是為了保持你的尊重,好讓部屬有足夠的時間思考並做出響應,則這是一種正確的沈默。

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