如果上班族讀了杜拉克，行動就會不一樣
如果上班族讀了杜拉克，行動就會不一樣
★ 時間決定結果
記憶不可靠
知識工作者想創造成果，首要工作是記錄自己如何運用時間。
時間是財富。可惜實際上大家管理時間並不像管理財富這麼小心謹慎。
人對金錢的進出特別敏感。收入變少，當然會開始節流。但即使浪費今天的時間，明
天還是有同樣多的時間可用，而且沒有損失，所以大家當然不在意時間的進出。
然而光陰似箭，歲月如梭。人生的時間並非無窮盡，所以支出時間的品質能左右你的
成果。
想判斷支出時間的品質，必須先記錄自己如何運用時間。人的記憶靠不住，公司老闆
以為自己把時間花在重要客戶身上，記錄時間之後，才發現那只是自己一廂情願的想
法。
沒有人能想得起昨天每一分鐘做了些什麼，正因為如此，才需要記錄。
假如不記錄，說再多理想的時間運用方法也只是空話。記錄，是管理時間的第一步。
先記錄自己接下來兩週如何運用時間。立刻開始。
專欄 記錄時間
某家全球企業的執行長聽從杜拉克的指導，先記錄自己如何運用時間，作為管理時間
的第一步。他請祕書記錄自己一個月內花多少時間做什麼事。
執行長身負重任，想扮演好執行長的角色，必須把時間花在重要的事情上。想做到這
一步，必須先客觀掌握現狀。
從你起床到睡覺為止，到底花了多少時間對誰做什麼事情？
從現在起，請記錄自己在這兩週如何運用時間，越詳細越好。記錄時請記住下列幾點
。
．目的是刪減工作，或發現可以交給別人的工作
．先忠實記錄行為和活動（事後再分類即可）
．記錄時間要包括不工作的時間、週末假日，只有睡覺時間除外
．分類不只是區分種類，應該按照目的來區分
× 四月二日晚上七點到九點 吃飯
○ 四月二日晚上七點到九點 和客戶談事情（吃飯）
．不管是什麼行動、活動，都要詳盡記錄，甚至以分鐘為單位記錄。
記錄時間可以讓你有很多寶貴的新發現。每年最好定期記錄自己兩週的時間用法，一
年兩次。
記錄可以呈現真實
看一下時間記錄，就會清楚看到自己沒有花時間處理重要的、想做的、應該負責做好
的事。
觀察成果沒有進步甚至開始退步的人如何運用時間，會發現不可思議的共通點。他們
在幾年前運用時間的方法至今不曾改變。
這些人幾乎不曾想過如何提升每小時成果的水準，不曾用心提升自己工作內容的重要
程度。拚命處理眼前的工作，延遲重要的或應該做的事情。
如果組織內有很多人幾年來都負責同樣工作，請提高警覺。每小時的工作效率也許變
高了，每小時創造的成果的水準卻很難提高。
要提高成果的水準，必須改變時間的用法。在看時間紀錄之前，請先確定下列事項。
．現在應該做什麼
．重要的事情是什麼
想清楚之後，再看時間紀錄。你花了多少時間處理符合這些問題的工作？
這就是你運用時間的方法。請先看清楚實際情況。
排除沒有生產性的活動
下一步是有系統的管理時間。找出浪費時間、沒有生產性的工作，加以排除。……
不管是什麼工作，都應該想想：假如不做，會怎麼樣？如果不做也不會怎麼樣，就該
立刻排除這項工作。
必須仔細找，才能注意到沒有生產性的活動。必須提高警覺，找出應該捨棄的工作。
也許工作成果勉強合格，但你的工作中應該還是隱藏著不具生產性的活動。
重點在於順序。順序有「優先順序」和「落後順序」，必須根據順序，機械式的做決
定。例如每年固定捨棄以往工作內容的兩成，定期篩選。
騰出時間唯一的方法，就是捨棄非必要的工作。
．這項活動能創造成果嗎？
．這項活動的效率好嗎？
．這項活動只是出於習慣嗎？
．這項活動真的重要嗎？
除舊才能布新。請小心思考工作的重要性，不要輕易受到每天的情況影響。
把工作交給別人
想把時間花在重要的工作，就得把別人做得來的事情交給別人負責。
有成就的人擅長授權，盡量把工作交給下屬或同事。關鍵在於重複思考下面兩點。
．這項工作真的得靠你自己處理嗎？
．這項工作和三年前一樣嗎？
工作交給別人之後，請把多出來的時間用在更重要、更有價值的事情，例如構思未來
的藍圖、規畫運用客訴的機制、開發新的商機等。業績好的組織會持續聘用新手，維
持可以代上及處理工作的人力資源。
如果工作內容和三年前一樣，可以想見成果不彰。把工作交給別人才能騰出時間，有
更多機會挑戰自我，持續成長，提升組織的成果。想營造這種良性循環，請先從自己
做起。
實行檢查表
請寫出你應該停止不做，或應該交給別人處理的事情。
提示
即使現在沒有適合的人選，還是假設如果有這種人的情況。
自己不擅長的事、無法發揮自己的優點和工作模式的事情。
實行檢查表 回答範例
●輸入數據之類的工作和策畫餐會這種大家都能做的事情，最好能委託別人處理。
（非營利組織員工．女性）
●不該在準備不充分的情況下拜訪客戶，或是沒想清楚目的就參加研討會和讀書會。
（金融業．業務員．男性）
●客戶下單之後的細部討論可以交給部下去處理。
有些內勤業務只是為了避免員工監守自盜，應該想辦法省略。
（管理階層．男性）
●檢查員工是否確實做好分內的工作、設計店面、做菜單。基層工作應該交給基層員
工負責處理。
（自行創業．店面管理．女性）
